Polityka prywatności – indywidualne konsultacje fizjoterapeutyczne online Fundacji SORNO

obowiązuje od: [25.08.2026]

§1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Fundacja SORNO
ul. Krucza 14, 05-825 Mościska
KRS: 0000998511
NIP: 5291843526
REGON: 523499173
e-mail: js@fundacjasorno.com
telefon: 508 656 313

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Fundacją pod powyższym adresem e-mail lub telefonicznie.

§2. Jakie dane przetwarzamy?

W związku ze sprzedażą i realizacją konsultacji online możemy przetwarzać:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
dane podane do zamówienia lub dokumentu księgowego.

Dane dotyczące zamówienia

numer i data zamówienia,
wybrana usługa,
cena,
sposób i status płatności,
termin konsultacji,
historia zmian lub odwołania terminu.

Dane dotyczące zdrowia

Jeżeli są potrzebne do przeprowadzenia konsultacji, możemy przetwarzać m.in.:

informacje o zgłaszanych dolegliwościach,
informacje o stanie funkcjonalnym,
informacje o urazach, operacjach i leczeniu,
przekazane wyniki badań,
opisy RTG, MRI, TK, USG,
wypisy i inną dokumentację medyczną,
informacje uzyskane podczas wywiadu i oceny funkcjonalnej,
informacje niezbędne do przygotowania ćwiczeń i zaleceń.

Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych i podlegają zwiększonej ochronie.

Dane techniczne

Podczas korzystania ze sklepu lub usług internetowych mogą być przetwarzane m.in. adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i dane niezbędne do zapewnienia działania oraz bezpieczeństwa usług.

§3. W jakich celach wykorzystujemy dane?

Dane mogą być przetwarzane w celu:

obsługi zakupu konsultacji;
realizacji płatności;
kontaktu z Pacjentem i ustalenia terminu;
przesyłania potwierdzeń, przypomnień i informacji organizacyjnych;
przygotowania i przeprowadzenia konsultacji fizjoterapeutycznej;
analizy informacji i dokumentacji przekazanej przez Pacjenta;
przygotowania indywidualnych ćwiczeń i zaleceń;
prowadzenia dokumentacji medycznej;
realizacji obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków prawnych;
rozpatrywania reklamacji;
ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
zapewnienia bezpieczeństwa systemów i komunikacji.

Danych dotyczących zdrowia nie wykorzystujemy do reklamy ani profilowania marketingowego.

§4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane zwykłe przetwarzamy odpowiednio:

w celu zawarcia i wykonania umowy dotyczącej konsultacji;
w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Fundacji, w tym związanych z dokumentacją medyczną, księgowością i podatkami;
w uzasadnionym interesie Fundacji, np. w celu zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi korespondencji oraz ustalenia lub obrony roszczeń;
na podstawie zgody, jeżeli w konkretnym przypadku przepisy wymagają jej uzyskania.

Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane przede wszystkim dlatego, że jest to niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, diagnozy funkcjonalnej, zapewnienia opieki zdrowotnej i udzielenia świadczenia zdrowotnego, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. h RODO oraz właściwymi przepisami dotyczącymi wykonywania zawodu i udzielania świadczeń zdrowotnych.

Nie wymagamy od Pacjenta odrębnej zgody na przetwarzanie danych zdrowotnych, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowego udzielenia świadczenia i istnieje właściwa podstawa prawna.

§5. Skąd otrzymujemy dane?

Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Pacjenta:

podczas składania zamówienia,
podczas rozmowy telefonicznej,
za pośrednictwem poczty elektronicznej,
z przesłanych dokumentów,
podczas konsultacji online.

Podstawowe informacje o płatności lub zamówieniu możemy również otrzymywać od operatorów płatności, banków i platformy obsługującej sklep.

Prosimy o przekazywanie wyłącznie danych i dokumentów potrzebnych do konsultacji.

§6. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie podstawowych danych kontaktowych i danych potrzebnych do zakupu jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy.

Przekazanie informacji dotyczących zdrowia jest dobrowolne w tym znaczeniu, że Pacjent sam decyduje o skorzystaniu z konsultacji, jednak brak informacji niezbędnych do bezpiecznej oceny może ograniczyć możliwość przeprowadzenia konsultacji lub przygotowania odpowiednich zaleceń.

Pacjent nie musi posiadać ani wykonywać dodatkowych badań wyłącznie po to, aby skorzystać z konsultacji, jeżeli fizjoterapeuta nie wskaże inaczej ze względów bezpieczeństwa.

§7. Komu możemy przekazywać dane?

Dostęp do danych mogą otrzymywać wyłącznie podmioty, którym jest to potrzebne do realizacji określonych zadań, w szczególności:

fizjoterapeuci i inne upoważnione osoby uczestniczące w udzielaniu świadczenia,
pracownicy lub współpracownicy Fundacji zajmujący się rejestracją i obsługą Pacjentów,
dostawca platformy sklepowej Shopify,
operatorzy płatności i banki,
dostawcy poczty elektronicznej, hostingu i usług IT,
dostawca systemu prowadzenia dokumentacji medycznej,
dostawca platformy wykorzystywanej do wideokonsultacji,
dostawca systemu do udostępniania ćwiczeń i materiałów dla Pacjenta,
podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub informatyczne,
organy i instytucje uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Fundacji są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.

Dane dotyczące zdrowia są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi lub wykonania obowiązku prawnego.

§8. Shopify i płatności internetowe

Sklep internetowy Fundacji działa na platformie Shopify.

Shopify przetwarza dane niezbędne do działania sklepu, obsługi zamówienia i funkcji wykorzystywanych przez Pacjenta.

Shopify nie służy Fundacji do prowadzenia dokumentacji medycznej.

Nie należy wpisywać szczegółowych informacji dotyczących stanu zdrowia w polach zamówienia, jeżeli nie jest to wyraźnie wymagane.

W przypadku korzystania przez Pacjenta z odrębnych usług konsumenckich oferowanych bezpośrednio przez Shopify, np. określonych usług płatniczych lub funkcji konta klienta, Shopify może przetwarzać niektóre dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

§9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Dotyczy to w szczególności globalnych dostawców usług informatycznych, takich jak platforma sklepowa.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, powinno ono następować zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych, wiążących reguł korporacyjnych albo innego prawnie dopuszczalnego mechanizmu.

§10. Jak długo przechowujemy dane?

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do celu, w którym zostały zebrane.

Dokumentacja medyczna

Co do zasady dokumentacja medyczna jest przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, chyba że przepisy przewidują inny okres dla określonego rodzaju dokumentacji.

Dane dotyczące zamówienia i rozliczeń

Są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi i dotyczącymi rozliczeń.

Dane związane z reklamacjami i roszczeniami

Mogą być przechowywane do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Zwykła korespondencja

Jest przechowywana przez okres potrzebny do zakończenia sprawy oraz ewentualnego zabezpieczenia roszczeń.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie zgody, dane są przetwarzane do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania.

§11. Prawa Pacjenta

W przypadkach przewidzianych przez RODO Pacjent ma prawo:

uzyskać dostęp do swoich danych,
otrzymać ich kopię,
żądać sprostowania nieprawidłowych danych,
żądać ograniczenia przetwarzania,
żądać usunięcia danych,
wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora, jeżeli spełnione są warunki prawne,
wycofać zgodę, jeśli dane są przetwarzane na jej podstawie.

Niektóre prawa mogą być ograniczone przez obowiązki prawne Fundacji. W szczególności żądanie usunięcia danych nie powoduje usunięcia dokumentacji medycznej, którą Fundacja ma prawny obowiązek przechowywać.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się:

js@fundacjasorno.com
508 656 313

§12. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli Pacjent uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§13. Bezpieczeństwo danych

Fundacja stosuje środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych dotyczących zdrowia mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków i są zobowiązane do zachowania poufności lub tajemnicy zawodowej.

Konsultacje online nie są nagrywane, chyba że w konkretnym przypadku Pacjent zostanie o tym wcześniej poinformowany i zostaną spełnione odpowiednie wymagania prawne.

§14. Marketing

Zakup konsultacji nie oznacza automatycznej zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.

Jeżeli Fundacja prowadzi newsletter lub inną komunikację marketingową wymagającą zgody, zgoda jest zbierana osobno i może zostać w każdej chwili wycofana.

§15. Pliki cookies

Sklep internetowy może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie niezbędne do jego działania, bezpieczeństwa, realizacji zamówień oraz — po uzyskaniu wymaganej zgody — do analityki lub marketingu.

Użytkownik może zarządzać zgodami dotyczącymi cookies za pomocą narzędzi dostępnych w sklepie i ustawień swojej przeglądarki.